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Pourquoi les entreprises doivent s'adapter et utiliser le digital pour leur événementiel ?

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Le contexte sanitaire actuel a permis un essor plus rapide des solutions digitales dans le milieu de l’événementiel : salon virtuel, webinaire, studio TV, streaming live, conférence ou réunion en ligne, world café, … les plateformes de diffusion aussi sont nombreuses à s’être développées Zoom, Twitch, Discord, Skype, StreamShark, FB Live…

 

Parmi la multitude d’options existantes pour un événement digital, les entreprises sont un peu perdues et l'absence relative de maîtrise des technologies (selon les structures) ne les incitent pas à sauter le pas vers la digitalisation de leurs événements. C'est un phénomène bien compréhensible et humain. Pour autant, il faut bien réagir aux modifications sociétales liées à la Covid et aux mesures de confinement. Le fonctionnement des entreprises s'en trouve totalement bouleversé et celles qui sauront mieux rebondir, plus rapidement en tireront avantage.  Car la réalité, c'est que la situation concurrentielle est toujours présente et s'est ou va encore s'accentuer .
Il est donc important de trouver le bon accompagnemen
t, car se passer des événements au sens large, occasions de présenter des produits ou des solutions, d'expliquer, d'argumenter, de maintenir une relation commerciale va devenir éminemment stratégique.  Autant mettre toutes les chances de votre côté pour garantir la réussite de votre événement.

 

Effectivement, toutes les solutions ne sont pas destinées au même public et chaque événement, physique ou à distance, a ses propres besoins en termes de communication, de cohésion…

 

Toutes ces solutions sont le fruit de notre capacité à innover, nous réinventer et nous adapter constamment à un nouvel environnement.

Dans notre monde actuel, l’humain est déjà habitué au digital, que ce soit au bureau (meeting live, application entreprise) ou à la maison (applis web, domotique…) le changement n’est donc pas aussi compliqué pour le participant.

 

 

Un événement digital génère 3 phases :

- La préparation (ligne éditoriale, choix des outils de diffusion et d’interactivité, création graphique et sonore)
- La réalisation (live, diffusion, captation, réalisation vidéo, sécurité des plateformes)
- Analyse post-event (questionnaire satisfaction, gestion des podcasts, replay…)

 

Chez Preferendum, nous avons déterminé 5 points clés, parmi d’autres, pour lancer la préparation :

 

  • Choix du modèle, date et lieu
    100% physique, 100% digital ou hybride.
    Du choix du mode de votre événement dépendra le budget et surtout la conception de celui-ci.
    Pour un événement digital, la date et le lieu sont aussi importants que pour un événement physique. Il est nécessaire de garder les mêmes critères pour un choix de date (hors vacances, hors w-e, éviter les mercredis,…).

    Le lieu, si l’événement est 100% digital, peut soit être dans l’entreprise, trouver un endroit calme dans lequel on peut installer un décor de fond et une équipe de tournage, soit dans un espace dédié pour cela, à louer, qui permet une mise en scène approfondie type animation studio TV ou enfin l'évènement peut aussi se situer sur le terrain, sur un chantier, dans une usine...
  • Le message
    Comme pour tout évènement, Il faut définir les objectifs pour identifier la cible. 
    Que voulons-nous montrer ? Quelles sont les innovations à dévoiler ? Que voulons-nous dire et à qui ?
    Il est également impératif d’adapter son message au format de diffusion. Quels supports de communication ou de démonstration allons-nous utiliser ?
  •  Le budget
    Un événement digital n’est pas forcément moins cher comme on pourrait le penser ! Cela dépendra  bien entendu du projet . L’économie réalisée sur la restauration, l’hôtellerie, le stand ou la logistique est souvent replacée dans d'autres prestations : création de l’identité visuelle, site web, accompagnement sur le contenu, réalisation vidéo, techniques de diffusion
  •  Le contenu
    Le distanciel implique un gros travail sur le contenu.
    Un rédacteur en chef vous aidera à agencer vos messages et les mettre en forme tout en ayant un contenu interactif et attrayant. Un coach de prise de parole dynamisera le discours et trouvera le rythme adapté impératif pour capter toute l’attention des participants
  •  La scénographie
    La mise en scène est importante, elle rendra votre événement attractif et captivant. Il ne faut donc pas négliger l’arrière-plan, le choix de la plateforme et l’interactivité avec les participants (chat, tweets, prise de paroles, gamification).

    Les agences, très touchées par cette crise sanitaire, rebondissent et continuent de répondre aux besoins de communication de leurs clients en les conseillant et les accompagnant sur la mise en place d’événements digitaux qualitatifs.
    Il faut à présent compter le digital comme partie prenante sur le budget annuel des événements d’entreprise.
    Cependant les regroupements physiques conviviaux et chaleureux auront toujours leur place car l’Homme a besoin de ces rapports humains (rencontre, échange et partage).
    Nous tendons donc vers des événements de plus en plus hybrides.

 

Exemples des pratiques relevées pendant cet épisode COVID 0:

 

Salon virtuel : Chaque participant se crée un avatar et circule dans un salon 3D entièrement réalisé aux couleurs de votre événement. Le chat permet la conversation avec les exposants.

Laval Virtual, salon du tourisme, salon de l’immobilier…

 

shutterstock_1078470932shutterstock_1361062649 [Converti]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Webinaire : La version on-line du séminaire d’entreprise. Des plateformes permettent la diffusion de vos messages en direct.

Différentes fonctions offrent une interactivité avec les participants.

 

 

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Studio TV : Une mise en scène soignée pour la captation et la diffusion. Un lieu permettant les échanges en direct avec les invités.

 

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Il existe même des studios mobiles qui peuvent se déplacer à proximité de votre entreprise.

 

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TB distanciel : Match de foot à distance, escape game, home challenge, tous les défis sont permis, la créativité est en ligne !

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En conclusion

Comme le répétait sans cesse Jean-Pierre Bacri dans son dernier film "Le sens de la fête" , ON S'ADAPTE...

L'évènementiel a de beaux jours devant lui, mais il faut désormais composer avec une nouvelle donne et une nouvelle approche, parce que les clients sur l'espace d'un an, deux ans ont commencé à prendre d'autres habitudes, d'autres sources d'informations. Le digital a opéré une mutation évidente des comportements humains et il est peu probable que l'on revienne au temps passé, même si le présentiel et les événements terrains et salons redeviennent possibles.

Si vous voulez parler de la gestion et l'animation de vos événements ou des difficultés que vous rencontrez, je vous propose une discussion pour échanger librement en réservant une plage dans mon agenda.

 

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